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Comment organiser une soirée de fin d’année pour votre entreprise ?

On ne déroge pas à la règle : la traditionnelle soirée de fin d’année d’entreprise, les Français en sont friands. Généralement prévu en décembre, cet événement est l’occasion de récompenser vos salariés pour le travail produit tout au long de l’année au sein de votre entreprise. Retrouvez ici tous les conseils pour vous garantir une soirée réussie.

Comment définir votre budget consacré à votre soirée d’entreprise ? 

C’est votre budget qui déterminera l’organisation de votre événement. Ainsi lorsqu’il aura été déterminé vous pourrez plus aisément choisir le lieu de votre soirée, le choix du menu, les prestations complémentaires que vous souhaitez mettre en place.

Le choix de la date 

À l’approche des fêtes, les disponibilités de vos salariés sont réduites. Il est préférable d’opter pour un dîner plutôt qu’un déjeuner. Certains salariés n’ont pas la possibilité de se libérer durant ce créneau en raison des postes occupés au sein de l’entreprise.

Le week-end vos collaborateurs ne sont pas toujours disponibles ou souhaitent consacrer ce temps à leur famille. Il est bon de privilégier un jour en semaine, notamment le jeudi ou le vendredi, vos convives pourront se reposer le week-end.

En choisissant un jour en semaine, vous pouvez organiser à la fin de leur journée de travail une animation suivi du repas. Cela peut permettre à vos invités de rester au sein de l’entreprise.

Prévoyez la date le plus tôt possible, pour garantir la disponibilité du plus grand nombre de salariés et vous laissez le temps pour l’organisation.

La location d’un Food truck peut être la solution idéale pour l’organisation de votre soirée de fin d’année d’entreprise. En quelques clics, vous pourrez ainsi réserver le camion restaurant de votre choix, mettre en place le thème et l’ambiance souhaitée. 

Le choix du lieu de votre soirée

En fin d’année, la disponibilité des salles est restreinte. Si vous comptez organiser l’événement au sein de votre entreprise, pensez simplement à la rendre accueillante et fonctionnelle. Si vous optez pour une location, vérifiez bien le nombre de places disponibles et l’équipement proposé avec celle-ci.

Pour choisir l’endroit où se déroulera votre événement, il vous faudra prendre en compte plusieurs éléments : 

  • Le nombre d’invités : entre un repas pour une dizaine de salariés ou pour 50 personnes, la taille de la salle ne sera pas la même. Assurez-vous qu’elle soit assez spacieuse pour proposer un apéritif, passez à table, et également permettre une animation.
  • Le type d’événement : vous n’aurez pas besoin du même type de salle qu’il s’agisse d’un apéritif dinatoire ou d’un repas classique. Si à la suite de votre événement, vous envisagez une soirée dansante votre salle devra être spacieuse et équipée de jeux de lumière et d’une sonorisation. En revanche, si vous avez dans l’optique de faire un discours, une estrade sera nécessaire.

Généralement, lors des soirées de fin d’année d’entreprise, de l’alcool est proposé. Pour garantir la sécurité de vos convives, privilégiez un lieu accessible grâce aux transports en communs ou à proximité d’hôtels.

En décidant de louer un Food truck, vous faites le choix de simplifier toutes ces contraintes. En effet, les restaurants mobiles se déplacent là où vous le souhaitez et sont équipés de tout le matériel nécessaire pour vous garantir une soirée festive et conviviale.

Comment réussir à réunir un maximum de convives ? 

Il est important de mettre en place une stratégie de communication pour réunir un maximum de personnes lors de votre soirée de fin d’année d’entreprise. 

Vous allez pouvoir utiliser différents moyens de communication vous permettant de rassembler un grand nombre d’invités à votre soirée : 

  • Une note de service. 
  • Un mail.
  • Une carte d’invitation.
  • Les réseaux sociaux.

Vos invitations devront comporter impérativement certains éléments : 

  • La date, pensez à donner une date limite de réponse.
  • Le lieu, n’hésitez pas à prévoir un plan si l’endroit ne se situe pas à proximité de l’entreprise.
  • Le thème, notamment si vous prévoyez une soirée à thème ou un dress code particulier.

L’achat des boissons, le choix du menu, le type d’animation ne pourra se faire que lorsque vous connaîtrez le nombre d’invités.

Il est possible de mettre en place un formulaire d’inscription en ligne, vous pourrez ainsi savoir si vos invités viendront seuls ou accompagnés, s’ils ont des contraintes alimentaires particulières (allergies), s’ils ont besoin d’un moyen de transport ou d’un hébergement. En collectant toutes ces informations, cela facilitera l’organisation de votre événement.

Le but de cette soirée sera de réunir un maximum de collaborateurs, misez donc sur une bonne communication et prévenez vos invités bien à l’avance.

La privatisation d’un Food truck peut vous permettre de gagner du temps, mais également de simplifier l’organisation de votre soirée. Une fois la date et le lieu définis, le prestataire prendra en charge les contraintes liées à la préparation de votre événement.

 

Comment prévoir votre buffet ? 

Il existe différentes manières d’organiser votre festivité. Vous pouvez prévoir un lieu où tout est pris en charge, le repas, le service et l’animation. Ou alors prévoir vous-même l’organisation de l’événement par exemple en faisant appel à un traiteur.

Un buffet sera parfait si vous souhaitez privilégier la convivialité et l’échange entre vos invités. Vous pourrez mettre en place un apéritif dinatoire ou un buffet à thème. Des serveurs pourront aller et venir avec des plateaux servant des petits fours délicieux et des mignardises raffinés que vos invités dégusteront autour de mange-debout. Prenez bien en compte le choix des boissons : champagne, cocktails, mais aussi boissons sans alcool.

Si vous optez pour un repas, proposez tout de même un large choix afin de satisfaire l’ensemble de vos convives. Prenez le temps de prévoir l’organisation de la salle, la disposition des tables, le nombre de serveurs nécessaires.

La réservation d’un Food truck vous permettra de définir à l’avance le choix des plats servis. La diversité des thèmes est un atout dans ce type de location : repas africain, antillais, italien, mais encore thai ou réunionnais. Il vous suffit de choisir l’ambiance que vous souhaitez offrir à vos invités et le prestataire s’occupera de faire de cette soirée une réussite. Grâce à leur savoir-faire et leur expérience, de la mise en place au nettoyage, tout est pris en charge.

Quels types d’animations prévoir ? 

L’animation entourant votre soirée est tout aussi importante que le repas. C’est elle qui va définir l’ambiance qui régnera lors de votre soirée de fin d’année d’entreprise.

Les idées pour votre soirée de fin d’année d’entreprise sont nombreuses : spectacle, karaoké, soirée dansante, escape game, jeu de rôle. L’important est de faire passer à vos invités une bonne soirée chaleureuse et conviviale. Quelques décorations, une musique de fond, un petit cadeau, feront de votre événement de fin d’année une réussite.

Vous n’avez pas d’idée ou pas assez de temps, faites appel à une location d’un Food truck, en plus du repas, ils s’occuperont de créer une ambiance festive, grâce aux équipements inclus dans les camions mobiles. Des jeux de lumières, des enceintes permettront de mettre en place un décor en rapport avec le thème de votre soirée.

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